10 aandachtspunten bij de implementatie van een recruitmentsysteem

Een recruitmentsysteem kiezen is niet makkelijk. Heel wat werkgevers vallen voor software die in de praktijk toch niet zo eenvoudig werkt als de leverancier had voorspeld. Of gebruiken maar de helft van alle mogelijkheden. Daarom bij deze: tien aandachtspunten bij de implementatie van een recruitmentsysteem:

1. Stel je eigen wervingsproces centraal, niet de techniek
Een recruitmentsysteem faciliteert het wervingsproces. En niet andersom. Voordat je je gaat oriënteren op mogelijke leveranciers dien je eerst het eigen wervingsproces goed beschreven hebben. Documenteer en beheer gedetailleerde processen en projectplan met duidelijke taken en verantwoordelijkheden. Van vacaturehouder tot HRM-adviseur. Van vacaturetekst tot arbeidsvoorwaardengesprek.

2. Stel een multidisciplinaire werkgroep samen
Draagvlak in de organisatie begint bij het nadenken over wie er intern in de werkgroep moet plaatsnemen. Maak duidelijk dat HR/Recruitment eigenaar is van het project en vul het aan met een afgevaardigde van (arbeidsmarkt)communicatie. Maar vergeet ook niet ICT er bij te betrekken. Ondanks dat de meeste recruitmentsystemen webbased zijn, is het nodig dat er toch iets lokaal geïnstalleerd moet worden of een koppeling gemaakt moet worden. Zeker wanneer vacaturehouders zoals lijnmanagers ook met het recruitmentsysteem moeten gaan werken kan het geen kwaad om minimaal een vertegenwoordiger op te nemen in de werkgroep.

3. Schrijf een gedegen briefing/request for proposal
Schrijf een heldere en duidelijke briefing/request for proposal waarin je je proces beschrijft en waarin je de, functionele en technische, wensen en eisen zet waaraan het recruitmentsysteem moet voldoen. Moet er centraal/decentraal mee gewerkt kunnen worden, wil je vacatures kunnen posten op intranet en internet, welke rapporten wil je kunnen uitdraaien voor de nodige stuur- en kengetallen, wil je een koppeling met het HR-informatiesysteem etc. Deze briefing stuur je vervolgens naar een selectie van 5 tot 8 leveranciers waar je een voorstel van wilt hebben. Selecteer leveranciers die zich specifiek richten op jouw type organisatie. Een corporate recruitment organisatie is iets anders dan een bemiddelingsbureau!

4. Nodig 3 leveranciers uit op basis van eerste voorstel
Op basis van de voorstellen die je krijg naar aanleiding van jouw briefing ga je met de 3 leveranciers met het best passende voorstel om tafel zitten. Naast het bespreken hoe het recruitmentsysteem goed aansluit bij het wervingsproces en een demo is de klikfactor erg belangrijk. Uiteindelijk ga je een samenwerking aan voor een paar jaar.

5. Oriënteer je bij andere werkgevers
Niets ten nadele van de accountmanagers van recruitmentsystemen, maar ze hebben natuurlijk een ander doel dan jij hebt. Ga langs bij collega-werkgevers binnen en buiten de branche en vraag naar hun ervaringen met recruitmentsystemen in het algemeen en een specifieke leverancier in het bijzonder. Je krijgt dan de echte ervaringen van gebruikers te horen.

6. Maak een formeel communicatie plan
Verwacht weerstand bij implementatie. Een recruitmentsysteem is echter geen revolutie maar een evolutie. Maak daarom een formeel communicatieplan en communiceer de brede visie, en herhaal deze gedurende het gehele project. Houd formele en informele team vergaderingen om het belang van het project te verduidelijken, hoe deze verbeteringen aanbrengt in het recruitmentproces, voor kandidaten, en het gehele bedrijf.

7. Identificeer vooraf welke rapporten en statistieken je wilt verzamelen en delen.
Een van de grote voordelen van een recruitmentsysteem is dat deze het recruitmenproces meetbaar en inzichtelijk maakt. Hoe het systeem is geconfigureerd heeft gevolgen voor rapportages. Het is daarom belangrijk om na te denken over welke soorten rapporten die u wilt uitvoeren voor elke fase en begrijpt welk effect een configuratie heeft op rapportages.

8. Test het systeem
Test het systeem grondig vanuit zowel een technische en functionele oogpunt, voorafgaand aan de live-gang, en overhaast dit niet. Het eindresultaat zal hierdoor aanzienlijk beter worden. Een gefaseerde roll-out voor verschillende gebruikers en/of functionaliteiten is vaak verstandiger dan een big bang. Een goede basis is essentieel.

9. Laat de opleidingsstrategie niet over aan de handen van de verkoper.
Maak jezelf niet te afhankelijk van de leverancier en zorg ervoor dat je zoveel mogelijk kennis en ervaring in huis haalt. Zo blijf je flexibel, kun je trainingen eenvoudig op maat maken en ook aanbieden op een later moment. Na de go-live begint het echte werk!

10.  Zorg voor een gedegen projectmatige aanpak
Ondanks dat een leverancier met alle liefde veel werk uit handen kan en wil nemen vereist de keuze en implementatie van een recruitmentsysteem een projectmanager met ruime ervaring op het gebied van recruitment, projectmanagement vaardigheden en affiniteit met ICT. Workflow moeten her- of beschreven worden, technische en functionele eisen gesteld worden, integratie met een website gerealiseerd worden, standaard formulieren en brieven ingevoerd, gebruikers getraind worden etc. Dat kan zelden er even bij gedaan worden.

Tekst: Jacco Valkenburg (Recruit2) en Martijn Hemminga (Recruitmentsystemen.nl)